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黑龙江科技大学外事管理办法
2012-07-17 10:22   审核人:

第一章 总 则

第一条 为进一步加强学校对外合作与交往,引进国外先进的教育理念、管理经验和优质教育资源,推进学校办学国际化,实现外事管理工作的制度化和规范化,依据《中华人民共和国高等教育法》、《关于全国外事管理工作的若干规定》(中发[2000]17号)、《高等学校接受外国留学生管理规定》等法律法规,制定本制度。

第二条 学校外事管理工作系指学校对外合作交流,公务出访,境外(包括赴港澳地区)培训、学习,举办、参加国际学术会议,外专外教聘请与管理,来华留学生的接收与管理,外事接待与管理和境内涉外活动等工作。

第三条 本制度适用于学校各部门、单位及人员。

第二章 外事管理的原则和内容

第四条 学校外事管理的原则:统一领导、明确职责、讲求效能、严格管理。

统一领导指由学校集中领导,统一制定全校的外事管理制度和办法;

明确职责指明确各部门、单位及各出国团组(人员)的职责;

讲求效能指黑龙江科技学院外事管理工作应为学校建设发展的需要服务,并不断地提高服务水平;

严格管理指学校外事活动的组织、操作均严格按规定的程序进行。

第五条 对外合作交流系指与国外机构或组织开展教育、科研、文化交流合作等。

第六条 公务出访系指学校领导、职工出席境外国际性会议,赴境外参加专业性学术会议,进行境外专项考察和境外公务活动等。

第七条 境外培训、学习系指学校根据发展和建设的需要,有针对性地组织、选派人员到境外进行的各类培训、学习活动。

第八条 境内涉外活动系指应学校邀请的境外人员对学校的访问、由学校在国内主办或协办的国际性会议及一些大型的涉外交流活动。

第九条 学校对公务出访和境外培训、学习实行出国(境)任务审批制、团长负责制、出国(境)任务考核制。

(一)出国(境)任务审批制。出国(境)任务审批工作包括提出团组成员和翻译人选、编制出访方案、填写“出国(境)任务审批表”(见附件2)、安排线路、落实接待单位、预算费用及出访项目报批等。公务出访和境外培训学习的组团责任单位和团长由学校外事处指定。

(二)团长负责制。团长对公务出访或境外培训任务的审批、组团、实施和考核工作全程负责。

(三)出国(境)任务考核制。学校外事处对公务出访和境外培训学习团组及个人的境外表现通过“出国(境)考察(培训)工作考核表”(见附件3)和出访报告等进行严格考核和记录。

第三章 外事管理的职责

第十条 外事处是学校外事工作归口管理部门,其职责是:

(一)负责制定外事管理的规章制度和操作程序;

(二)编制学校领导及其他重要团组的年度公务出访计划,管理公务出访、境外培训学习和境内涉外活动;

(三)负责学校国外合作高校、科研单位、项目伙伴的联系沟通工作,负责组织谈判和签订合作交流协议以及督促检查协议的实施;

(四)负责来校工作的外专外教的聘请及日常管理工作,会同教务、科研等部门共同安排、管理外专外教的教学、科研工作;

(五)负责外事教育和出访考核工作,对出访信息实行动态管理和统计;

(六)负责审查公务出访、境外培训团组的国际行程,为团组选择经济线路并预订机票;

(七)负责办理和管理学校工作人员的因公护照、通行证、签证(签注)或过境港澳证明,并协助各部门、单位办理有关签证(签注)或过境港澳证明;

(八)统筹安排、管理学校日常外事接待工作,按国家规定的原则、条例,统一掌握外事活动中的迎送、宴请、赠礼等事项的规格及开支标准,负责来访人员有关背景资料的信息搜集和情况反映;

(九)负责留学生招生、手续办理及管理工作;

(十)负责联系、协调与各外事主管部门和各类外国驻华机构的工作。

第四章 公务出访

第十一条 每年年初学校编制本年度校领导、其他重要团组和培训团组的公务出访计划。计划外的学校工作人员根据工作需要进行的公务出访事项以个案处理。

第十二条 公务出访须按照《黑龙江科技学院因公出国(境)审批与办理程序》(见附件1)办理。凡有以下人员参加的团组须按权限分级审批:

(一)校级领导出访按照党和国家的有关规定报批;

(二)各部门、单位处级干部出访由校长审批;

(三)各部门、单位其他人员出访由主管副校长审批。

第十三条 公务出访遵循以下审批原则。

(一)目的明确、讲求效能,为学校建设发展服务;

(二)访问国家、地区和机构必须与出访的任务有直接关系,无直接关系的国家和地区一律不得访问;

(三)团组人数原则上不超过8人(出席专业性会议的团组人数不得超过3人),一次出访国家和地区不得超过两个,无特殊情况,境外停留时间限为两周以内(含路途时间);

(四)根据上级跟定正校级领导每年可安排出访一次, 副校级领导的出访至少应间隔一年以上。上述人员因工作需要而需超出以上规定的,须由校长特别授权方可申报,其他人员视工作需要从严掌握;

(五)对前往外交热点国家和地区以及过境香港和澳门的出访要从严控制。

第十四条 有下列情形之一的出访项目和人员,一律不得申报和批准。

(一)目的不明确,项目无实质性内容的;

(二)可以用通讯手段或通过驻外机构联系解答的;

(三)出访人员所从事工作与出访任务不相符的;

(四)已办理离退休手续的;

(五)由与我校无直接关系的各类机构组织的跨部门跨地区团组的境外考察、参展及其他活动;

(六)费用来源、具体收费项目、用汇额度不明确,费用开支严重超过财政部规定标准以及巧立名目收取其他项目费用的出访活动;

(七)根据学校领导指示加以限制的其他出访。

第十五条 学校所有人员申办、续办多次因公往返港澳通行证均须报学校,根据工作需要审批。

第十六条 公务出访申请一经批准,应按照申请的内容执行,如需修改,必须按程序重新审批。

第十七条 各类公务出访的费用支出必须严格执行财政部、外交部关于关于印发《临时出国人员费用开支标准和管理办法》的标准。本着勤俭节约的原则,实际费用开支未达到标准的,据实报销。因特殊情况确需超支的,须事先经外事处审核批准。事先未经批准而事后超支的一律由团组所有人员自行负担。

第五章 境外培训、学习

第十八条 学校统一组织的境外培训项目由人事处制定人才培训计划,由外事处与境外有关机构联系并审核后,报学校审批。境外培训按期限可分为短期项目(1个月以内)、中期项目(1~6个月)和长期项目(6个月以上)。根据学校实际情况,境外培训以有针对性的中期项目为主。

第十九条 境外培训的管理原则、审批权限及办理程序同公务出访。境外培训的参训人员应具备下列基本条件:

(一)政治合格,业务熟练,业绩突出,身体健康;

(二)具有大学本科(含)以上学历或中级职称;

(三)年龄在45岁以下;

(四)在学校工作2年以上;

(五)参加培训的人员原则上应通过国家BFT考试获得高级证书;

第二十条 境外培训项目根据培训的专项目的确定培训地点、培训期限、参训人员、课程设置和考评方式。采用授课培训与实地考察相结合的培训项目,人员控制在3~5人,培训时间不少于在境外时间的三分之二,中长期培训用于培训以外的时间总计不得超过5天;境外培训人数及时间安排视与接受单位商议情况而定。

第二十一条 境外培训费用开支应严格执行财政部和国家外国专家局规定的费用开支标准。本着节约费用的原则,实际费用支出未达到标准的应据实报销。因特殊情况确需超支的,培训团组应提供费用明细并事先报外事处审核批准。事先未经批准而事后超支的一律由团组成员自行负担。

第二十二条 凡参加一个月以上境外培训的员工,必须签订境外培训协议,此项工作由外事处、人事处共同负责。

第六章 境内涉外活动

第二十三条 参与境内涉外活动应本着热情友好、不卑不亢、平等互利、讲求实效的原则。

第二十四条 学校可以对外签发外国人来华邀请函,各部门、单位因工作需要邀请外国人来华,需向外事处申报,由学校办理邀请函。

第二十五条 境内涉外活动由学校外事处统一组织实施,其他部门协助提供参加人员、相关资料及其他背景材料;国际会议由承办单位报学校审批后由承办单位和外事处共同组织实施。涉外活动必须有会谈纪要或报告,事后需落实的事项经校领导签批后交有关部门落实。

第七章 外事纪律

第二十六条 学校所有人员在涉外活动中必须严格遵守忠于祖国,坚持原则,执行政策,站稳立场,遵纪守法的原则;自觉维护国家利益、民族尊严及我校对外形象。

第二十七条 任何团组及团组成员不得随意增加出访国家和地区,绕道或延长在国外停留时间。

第二十八条 出国执行公务期间,要遵守中纪委廉洁自律的有关规定;言行举止要有礼貌,按规定收授礼品,不得擅自向外方提出不合理的要求。

第二十九条 公务出访和境外培训团组应严格执行规定的费用开支标准,不得虚报冒领费用,并在归国后一个月内办妥报销手续。

第三十条 涉外人员应遵守以下保密规定。

(一)出访时不得携带秘密文件、资料和其他秘密载体。因工作需要必须携带的,要按学校保密规定报上级批准,并严加保管;

(二)不得暴露不宜公开的身份和任务;

(三)不在不利于保密的场合谈及保密事项;

(四)在境外不擅自参加不明底细机构邀请的活动;

(五)在外事接待活动中,不得向外提供学校和国家的内部秘密。确因友好交往和合作需要,对方以正当理由和渠道要求提供内部有关秘密的,要在报请学校保密委批准后方能提供。

第三十一条 因公出访团组或个人出访前,外事处负责对其进行出国前的外事教育,包括外事礼仪和外事纪律等内容。

第八章 考核

第三十二条 外事工作考核是指学校按照公务出访和境外培训审批设立的具体目标和任务对团组完成任务的情况进行考核。主要内容是:

(一)任务的制定是否切实有效,团组每个成员是否完成分内工作;

(二)境外工作期间,有无公款旅游、超计划开支、绕道游览或延时归国及其他违反外事纪律的问题,归国后报账是否及时;

(三)境外考察(培训)工作报告是否在归国后一个月内上交,报告的质量是否符合任务要求等。境外工作报告应包括考察(培训)内容、每日安排、拜访机构和人员名单(中外文)、联系办法、取得的收获和运用成果的设想等。

第三十三条 出访人员的工作考核是指根据出访(培训)任务的要求对出国人员的工作表现进行考核。在个人自我鉴定和总结的基础上,由团长评价出优、良、中、差四个档次。

第三十四条 组团工作和人员的考核结果由学校外事处存档,并提交学校人事部门备案(违规违纪的送学校监察处备案)。外事处定期汇总、通报考核情况。

第九章 罚 则

第三十五条 各部门、单位不得隐瞒或擅自变更因公出访和境外培训事项。对违反规定的,将给予通报批评,根据规定追究该单位主要负责人的管理责任,并在三年内取消该单位人员的公务出访资格。

第三十六条 对在出国(境)准备期间不认真履行职责的团长和人员,将暂停办理该团组的有关手续,更换团长和人员。

第三十七条 对于在出国(境)期间擅自行动、从事与出访任务无关活动、泄露国家秘密、发表违背四项基本原则的言论以及有其他损害国家或学校形象、利益行为的团组和人员,将视情节轻重给予口头警告、通报批评或行政处分。触犯法律的,将送交司法部门处理。

第三十八条 对未经批准擅自改变国际行程、增加出访国家(地区)、绕路的团组,将予以通报批评,对当事人和团长按违纪论处。

第三十九条 对公务出访或境外培训活动结束后一个月内未完成考评及总结工作,未向外事管理部门提交境外工作报告、考核材料、交还护照,且经催办仍不完成上述工作的团组(人员),将给予通报批评,并在三年内取消有关人员的公务出访和境外培训资格。

第十章 附 则

第四十条 黑龙江科技学院工作人员因私出国(境)按有关规定审批,出入境前后要办理请销假手续。

第四十一条 本办法由黑龙江科技学院外事处负责制定、解释和修订。

第四十二条 本办法自下发之日起执行,原《黑龙江矿业学院外事工作暂行规定》同时废止。

附件: 1.黑龙江科技学院因公出国(境)审批与办理程序

2.黑龙江科技学院出国(境)任务审批表

3.黑龙江科技学院出国(境)考察(培训)工作考核表

附件1:黑龙江科技学院因公出国(境)审批与办理程序

为落实《黑龙江科技学院外事管理办法》(以下简称《办法》)的规定,就因公出国(境)组团的审批和办理程序作如下规定。

一、因公出国(境)工作

因公出国(境)工作(以下简称因公出国)指由学校人员根据学校工作需要进行的公务出访和国(境)外培训活动。

二、因公出国项目的申报

(一)年度计划的申报

各部门、单位应于每年第四季度向外事处报送下一年度因公出国的需求(培训项目由人事处审核后报外事处),外事处审核并编制下年度因公出国计划,报校长批准后执行。

(二)临时性因公出国项目的申报

在上报计划时不可预见但确因工作需要临时提出的因公出国项目需以个案形式送外事处审核,按规定审批。具体方法和步骤是:

学校各部门、单位人员因公出国请示由本人填写黑龙江科技学院出国(境)任务审批表报送学校外事处审核,按规定审批。

(三)因公出国申请报告应包括下列内容(缺项并无合理解释的申请,外事处将不予受理)

1.项目名称;

2.明确的出访目的、具体出访任务和拟解决的问题;

3.邀请单位;

4.出访日期及在外停留时间;

5.出访国家(地区)、城市和单位、过境国家(地区)以及设计此路线的理由;

6.团组构成(团组人员姓名、职务、职称、年龄及因公出国记录等);

7.经费预算及来源等。

三、年度计划内项目和个案项目的审批

(一)经校长批准的年度计划内项目,外事处将通知组团责任单位进行出国任务准备工作。明确分工,按要求填妥“出国(境)任务审批表”并附外方邀请函(中外文)报送外事处。

(二)经外事处初审的个案项目除参照计划内项目进行出国任务立项工作外,如系学校工作人员随学校外单位组团出访的情况,组团责任单位还须提供组团单位的《征求意见函》、《出国赴港澳任务批件》或《出国赴港澳任务通知书》等文件。

(三)外事处根据外事管理规定审核后起草出访签报按审批权限审批。审批的项目由人事处会签,必要时需要其他有关业务部门会签。在审核中发现的不符合《办法》有关规定的人员和活动,学校外事处在商组团责任单位进行修改后方予以办理报批手续。

(四)无论出国申请是否获得批准,学校外事处均以书面形式通知组团责任单位或申请单位。

四、出境手续的办理

(一)护照的办理

接到通知后,组团责任单位按下列程序办理申报护照(通行证)手续:

1.由外事处指定人员到校组织部开具“政审批件”。

2.学校人员护照(通行证)由外事处和组团责任单位指派专人持签报复印件、“任务批件”、“政审批件”、正式邀请函、出访人员照片等到省外办办理。

3.出访人员申请护照的类型(因公普通)按国家有关规定办理。

4.参加中、长期国(境)外培训的人员,在办理护照手续前须先与学校人事部门签订《出国(境)培训协议书》,凭“协议书”复印件、“任务批件”复印件和“任务通知书”办理申请护照手续。

(二)签证(签注)、过境港澳证明的申请

组团责任单位派专人备齐团组人员照片及有关材料、填写签证申请表后交由护照签证专办员申请签证;组团责任单位的团组的签证手续根据省外办和往访国驻华大使馆的规定办理;随外单位出访人员的签证(签注)、过境港澳证明等手续由组团单位负责办理。

五、护照的管理

学校工作人员的因公护照(通行证)由外事处送省外办统一管理。出国人员在出境前,应到外事处办理护照领用手续并在归国后一个月内办理护照交还手续。

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版权:黑龙江科技大学 国际合作与交流处